Najem okazjonalny – umowa, notariusz i zgłoszenie do urzędu skarbowego

Najem okazjonalny mieszkania – większe bezpieczeństwo dla właściciela

Najem okazjonalny to szczególna forma najmu mieszkania, która daje właścicielowi dodatkowe zabezpieczenie na wypadek, gdy po zakończeniu lub rozwiązaniu umowy najemca nie będzie chciał dobrowolnie opuścić lokalu. Aby z niego skorzystać, nie wystarczy jednak nazwać umowy „najmem okazjonalnym” – trzeba prawidłowo przygotować umowę, wymagane załączniki i dopełnić obowiązku zgłoszenia do urzędu skarbowego.

Najem okazjonalny nie rozwiązuje przy tym każdego problemu z najemcą. Nie gwarantuje terminowego płacenia czynszu i nie zastępuje kaucji, sprawdzenia najemcy czy właściwie przygotowanej umowy. Jego największe znaczenie pojawia się wtedy, gdy po zakończeniu najmu trzeba odzyskać mieszkanie.

Kto może zawrzeć umowę najmu okazjonalnego?

Najem okazjonalny jest przeznaczony dla właściciela mieszkania będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Może z niego skorzystać na przykład właściciel wynajmujący prywatnie swoje mieszkanie i chcący dodatkowo zabezpieczyć się na wypadek problemów z jego odzyskaniem.

Umowę zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat. Dotyczy ona lokalu służącego zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, a nie biura, sklepu czy innego lokalu użytkowego.

Jakie dokumenty są potrzebne do najmu okazjonalnego?

Do pisemnej umowy najmu okazjonalnego trzeba dołączyć wymagane dokumenty. Najważniejszym z nich jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie wskazanym w żądaniu właściciela.

Najemca musi również wskazać inny lokal, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Do umowy dołącza się ponadto oświadczenie właściciela tego lokalu lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny, zawierające zgodę na zamieszkanie najemcy i osób z nim zamieszkujących. Na żądanie właściciela wynajmowanego mieszkania podpis pod tym oświadczeniem powinien być notarialnie poświadczony.

Jeżeli w trakcie najmu najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, ma 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowego oświadczenia osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Brak wykonania tego obowiązku może być podstawą wypowiedzenia umowy przez właściciela.

Najem okazjonalny a notariusz – co trzeba podpisać u notariusza?

Samej umowy najmu okazjonalnego nie trzeba zawierać w formie aktu notarialnego. Formy aktu notarialnego wymaga oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia oraz wydania mieszkania. Dokument ten ma znaczenie wtedy, gdy umowa wygaśnie lub zostanie rozwiązana, a najemca mimo obowiązku nie opuści lokalu.

Warto skompletować wszystkie dokumenty przed przekazaniem kluczy. Dane stron, mieszkania i dokumentów dotyczących najmu powinny być ze sobą spójne, aby właściciel od początku dysponował kompletną dokumentacją.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – termin 14 dni

Właściciel powinien zgłosić zawarcie umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela. Ma na to 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu – termin liczy się więc od rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy, jeżeli są to różne daty. Na żądanie najemcy właściciel powinien przedstawić potwierdzenie dokonania zgłoszenia.

Zgłoszenie nie wymaga specjalnego urzędowego formularza. Warto podać w nim dane właściciela i najemcy, adres wynajmowanego mieszkania, datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia najmu. Dokument można złożyć bezpośrednio w urzędzie skarbowym, przesłać pocztą albo przekazać elektronicznie, korzystając z właściwego kanału komunikacji z administracją skarbową, np. pisma ogólnego dostępnego w e-Urzędzie Skarbowym. W każdym przypadku warto zachować potwierdzenie złożenia zgłoszenia.

Terminowe zgłoszenie jest istotne dla korzystania przez właściciela ze szczególnych rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego. Dlatego nie warto zostawiać tej czynności na ostatnią chwilę.

Kaucja przy najmie okazjonalnym – czy właściciel może jej żądać?

Jeżeli w trakcie najmu najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu, powinien wskazać inny lokal i przedstawić nowe oświadczenie osoby posiadającej do niego tytuł prawny. Niedopełnienie tego obowiązku może prowadzić do wypowiedzenia umowy przez właściciela.

Kaucja przy najmie okazjonalnym nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od opróżnienia lokalu, po potrąceniu należności właściciela, które mogą zostać z niej pokryte.

Co zrobić, gdy najemca nie chce się wyprowadzić?

Jeżeli umowa wygasła lub została rozwiązana, a najemca nie opróżnia mieszkania, właściciel nie może po prostu skierować sprawy bezpośrednio do komornika. Najpierw doręcza najemcy żądanie opróżnienia lokalu, sporządzone na piśmie i opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Żądanie musi wskazywać między innymi strony, umowę i przyczynę ustania stosunku najmu oraz termin opróżnienia mieszkania, nie krótszy niż 7 dni od jego doręczenia.

Jeżeli najemca nie opuści mieszkania w wyznaczonym terminie, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu zawierającemu oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji. Do wniosku trzeba dołączyć wymagane dokumenty, między innymi żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia albo wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawę można skierować do egzekucji. Właśnie tutaj znajduje się jedna z najważniejszych różnic względem zwykłego najmu: właściciel wykorzystuje wcześniej przygotowane notarialne oświadczenie najemcy i nie musi najpierw prowadzić odrębnego procesu o nakazanie opróżnienia lokalu.

Kiedy właściciel może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego?

Najem okazjonalny jest zawierany na czas oznaczony i nie daje właścicielowi prawa do wypowiedzenia umowy w dowolnym momencie. Podstawą może być między innymi niewłaściwe korzystanie z mieszkania mimo pisemnego upomnienia, rażące lub uporczywe naruszanie porządku domowego albo wynajęcie, podnajęcie lub oddanie mieszkania do bezpłatnego używania bez wymaganej pisemnej zgody właściciela. Trzeba przy tym zachować warunki i terminy wynikające z przepisów.

Przy zaległościach w płatnościach właściciel nie może wypowiedzieć najmu już po pierwszym niezapłaconym czynszu. Możliwość wypowiedzenia powstaje, gdy najemca pozostaje w zwłoce z zapłatą czynszu lub innych należnych opłat co najmniej za trzy pełne okresy płatności, po wcześniejszym pisemnym uprzedzeniu o zamiarze wypowiedzenia i wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu na zapłatę zaległych i bieżących należności. Więcej o postępowaniu przy zaległościach opisuję w poradniku co zrobić, gdy najemca nie płaci czynszu.

Jeżeli natomiast najemca utraci możliwość zamieszkania w lokalu wskazanym na wypadek egzekucji i w ciągu 21 dni od powzięcia wiadomości o tym zdarzeniu nie wskaże innego lokalu wraz z wymaganym oświadczeniem, właściciel może wypowiedzieć umowę na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Najczęstsze błędy przy najmie okazjonalnym

Najem okazjonalny daje dodatkowe zabezpieczenie tylko wtedy, gdy procedura została prawidłowo przeprowadzona. Z punktu widzenia właściciela szczególnie warto uważać na:

• brak któregoś z wymaganych załączników do umowy,
• brak aktu notarialnego zawierającego wymagane oświadczenie najemcy,
• niezgłoszenie zawarcia umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu,
• brak aktualnego lokalu wskazanego przez najemcę na wypadek egzekucji,
• przekazanie mieszkania przed skompletowaniem dokumentów potrzebnych do najmu okazjonalnego.

Czy najem okazjonalny chroni właściciela, gdy najemca nie płaci?

Najem okazjonalny nie zabezpiecza właściciela przed powstaniem zaległości. Jego główne znaczenie dotyczy odzyskania mieszkania po zakończeniu najmu. Dlatego właściciel powinien również zadbać o kaucję, sprawdzenie najemcy, jasno określone zasady płatności i reagowanie na zaległości.

W niektórych przypadkach dodatkowym zabezpieczeniem zapłaty czynszu i innych należności może być poręczenie najmu przez osobę trzecią. Najem okazjonalny, kaucja i poręczenie pełnią więc różne funkcje i mogą się wzajemnie uzupełniać.